II moduł programu edukacyjno-rozwojowego dla kobiet Top Women w e-biznesie był to niezwykle cenny czas. Podczas dwóch dni uczestniczki programu Top Women w e-biznesie 2024 zgłębiały tematykę prawa i podatków w biznesie, tajników i pułapek prowadzenia własnej firmy, współpracy firmy z bankiem, aspektów prawnych w prowadzeniu e-biznesu, a także poznały inspirującą historię liderki biznesu, która zbudowała markę rozpoznawalną na całym świecie. Zapraszam na relację i moje podsumowanie modułu drugiego Top Women w e-biznesie 2024 pt. Bądź dla siebie szefem.
Spis treści
Przeczytaj również wcześniejsze artykuły:
- Jestem uczestniczką programu Top Women w e-biznesie
- Relacja z inauguracji i modułu 1 Top Women w e-biznesie
Moduł II — Top Women w e-biznesie
W piątek 1 marca 2024 o godzinie 15 rozpoczął się II moduł programu edukacyjno-rozwojowego Top Women w e-biznesie 2024. Tego dnia prelegentkami tego wyjątkowego programu online były:
- Magdalena Bojaryn — Radca Prawny i trener w biznesie Kancelaria Biznesove,
- Marta Zięba-Szklarska — CEO, Analitica Świat Kadr — ambasadorka przedsiębiorczości kobiet.
- Kinga Korzeb – dyrektor Centrum Biznesowego w Bydgoszczy Nest! Bank,
- Monika Żochowska — CEO Glov.
Jak założyć firmę i zacząć działać zgodnie z obowiązującymi wymogami prawnymi?
Piątkowe popołudnie podczas drugiego modułu programu edukacyjno-rozwojowego Top Women w e-biznesie 2024 rozpoczęłyśmy z ekspertką i pasjonatką prawa — radcą prawnym i trenerką w biznesie Magdaleną Bojaryn, która opowiedziała:
- Jakie zasady, korzyści i ograniczenia wynikają z wyboru konkretnej formy działalności i zmian związanych z Polskim Ładem?
- Jak zarejestrować działalność gospodarczą i kiedy powinnam to zrobić?
- Jakie dokumenty będą potrzebne do rejestracji firmy?
– „Dbałość o aspekt prawny w biznesie sprawia, że jest lżej i zmniejsza ilość ewentualnych problemów w przyszłości” – podkreślała Magdalena Bojaryn.
Prawo i podatki w biznesie
– „Przedsiębiorca, czy tego chce, czy nie to zawsze działa w jakiejś rzeczywistości prawnej niezależnie od państwa, w którym prowadzi biznes. W Polsce mamy podatki i zasady prowadzenia firmy. W zależności od rodzaju działalności (e-commerce czy tradycyjny biznes) oraz branży przedsiębiorców dotyczą określone przepisy. Pewne rzeczy są wspólne dla wszystkich, takie jak forma opodatkowania, dostawcy produktów lub usług, umowy z klientem czy RODO” – ekspertka zachęcała, by od początku ułożyć sobie wszystko w prawidłowy sposób od strony prawnej w biznesie.
Aniołowie Twojego biznesu
1. Coach / trener mentalny — bezpieczeństwo i poznanie siebie samej.
2. Ty i Twoje zasoby (pomysł, model biznesowy).
3. Prawnik z podejściem biznesowym (bezpieczeństwo finansowe i prawne).
4. Doradca podatkowy (optymalizacja i bezpieczeństwo podatkowe).
Grzechy w biznesie
- Bycie cichym wspólnikiem w innej działalności.
- Bycie osobą współpracującą przy firmie męża lub partnera.
- Wykładanie dużych pieniędzy na tworzenie marki bez sprawdzenia jej unikalności.
- Prowadzenie firmy bez zabezpieczania swoich interesów w umowach.
- Brak biznesplanu, bazowanie tylko na dotacji.
Magdalena Bojaryn dzieliła się swoją wiedzą z pasją i zaangażowaniem, szczegółowo omówiła zagadnienie:
- działalności nierejestrowanej;
- wyboru rodzaju działalności gospodarczej;
- rejestracji w CEIDG oraz KRS;
- majątku osobistego i firmowego w biznesie tworzonym wspólnie z małżonkiem.
Co to jest działalność nierejestrowana?
To działalność wykonywana regularnie, we własnym imieniu, w celach zarobkowych, i w sposób ciągły.
Ważne dla mnie cytaty z wystąpienia Magdaleny Bojaryn
Zawsze chętnie wypisuję ważne dla mnie cytaty i inspirujące wypowiedzi, w tym wystąpieniu Magdaleny Bojaryn były to słowa:
- Patrz na swoją firmę jako jej prezes, a nie pracownik.
- Pozwól klientom być klientami. Klient wybiera, patrzy, przebiera, pyta, zastanawia się. Przestań się przejmować tym, że ktoś Cię nie wybrał.
- Klient płaci również za Twoje doświadczenie.
Jak założyć firmę i załatwić? Formalności: Księgowość i Finanse
Następnie głos zabrała Marta Zięba-Szklarska — CEO Analitica Świat Kadr oraz ambasadorka przedsiębiorczości kobiet, która opowiedziała:
- Jak wybrać dobrą księgową – o co pytać, na co zwrócić uwagę, jak się rozliczać?
- Od czego zacząć współpracę – w czym pomoże Ci biuro księgowe albo księgowa?
- Podstawowe wskaźniki finansowe – przychód, marża, koszt uzyskania przychodu, zysk ze sprzedaży produktów, rentowność. Co to jest i jak to policzyć?
- Jak rozliczać koszty działalności – co jest kosztem prowadzenia działalności, a co nie jest?
- VAT – kiedy powstaje obowiązek podatkowy, kiedy się go płaci, kiedy można go odliczyć, albo dostać zwrot?
- Jakie koszty będę ponosić w związku z prowadzeniem działalności? Jakie podatki i ZUS będę płacić?
- Czy mogę skorzystać ze zwolnień i tarcz, skoro moja firma dopiero startuje?
Pułapki własnej firmy
Wśród pułapek we własnej firmie wyliczyć można:
- Działalność w domu oznacza, że prywatny adres przestaje być anonimowy.
- Błędny wybór opodatkowania.
- Niewłaściwą ewidencję księgową.
- Kosztowne inwestycje i pożyczki. Najdroższym kapitałem jest nasz prywatny. Szukajmy kapitału na zewnątrz.
- Łączenie konta firmowego z prywatnym.
Ważne dla mnie cytaty z wystąpienia Marty Zięba-Szklarskiej
Marty Zięba-Szklarskiej zainspirowała mnie wieloma słowami, oto najważniejsze z nich:
- Wiele rzeczy może pójść nie tak. W księgowości, podatkach i finansach zawsze może pójść coś nie tak, ale się do tego nie zrażajcie.
- Kwestia rozdzielania konta firmowego i prywatnego jest niezbędna, ponieważ uczy zarządzać swoimi pieniędzmi.
- Przychód – to, co do nas wpływa.
- Dochód — to, co do nas wpływa pomniejszone o koszty.
- L4 oznacza, że nie można pracować w działalności nierejestrowanej i działalności gospodarczej.
- Nie da się otworzyć dwóch działalności gospodarczych równolegle.
- Po dokonaniu płatności przez klienta (współpraca B2B) przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury w ciągu 15 dni. Nie można przekroczyć tego terminu.
- Są takie koszty, które zawsze będą wydatkami. Są to kawa, herbata, posiłek. Jeśli na fakturze jest informacja, że jest to usługa gastronomiczna (na 8%), to nie będzie to koszt podatkowy. Lepiej wybrać fakturę za usługę cateringową (na 23%).
- Faktura na 20 tysięcy złotych — jeśli będzie zapłacona gotówką lub opłacona na konto, które nie znajduje się na białej liście w US — to nie będzie podatkowo kosztem.
- Wszystkie koszty są wydatkami, ale nie każdy wydatek jest kosztem tu i teraz.
- Koszt musi być uzasadniony.
- Są takie działalności, które muszą być objęte VAT-em oraz takie, które są zwolnione z VAT-u.
- Z VAT-u jest się zwolnionym, jeśli nie przekroczyło się zarobku 200 tys.
- Jeśli sprzedajesz do innych krajów niż Polska to i tak musisz się zgłosić do VAT-UE i VAT-u.
- Przy współpracy z kontrahentami zagranicznymi można prosić (i być poproszonym) o certyfikaty rezydencji podatkowej w ich kraju. Trzeba je udostępnić.
- Praktyczna rada: nie mieszaj kilku działalności w ramach jednej firmy. Nie mamy jednolitych podatków. Może się okazać, że prowadząc dwie różne działalności w ramach jednej firmy, przestaje być rentowna, bo czasami przepisy tak wykluczają pewne kwestie, albo nie będziesz mogła sobie czegoś rozliczyć.
Jak stworzyłam swoją firmę? Inspirująca historia kobiety biznesu
W sobotni poranek 2 marca 2024 uczestniczki programu Top Woman w e-biznesie spotkały się z Moniką Żochowska — CEO Glov, która opowiedziała:
- Jak stworzyła własny biznes?
- Dlaczego się na to zdecydowała?
- Co było dla niej najtrudniejsze?
- Jak sobie radziła, kiedy pojawiały się problemy i trudności?
- Czy wszystko w jej biznesie dzieje się online?
- Skąd ma klientów i jak buduje rozpoznawalność marki?
Ważne dla mnie cytaty z wystąpienia Moniki Żochowskiej
Moje ulubione cytaty z wystąpienia Moniki Żochowskiej
- Współpracuj ze specjalistami z branży globalnej oraz z Polski.
- Wszystko zaczyna się od produktu. Jeśli nie jest on dopracowany, to później trudniej jest go sprzedawać.
- Obiecałam sobie, że nigdy nie będę sprzedawać złej jakości produktów. Dlatego, zanim sprzedamy jakikolwiek produkt, musi on przejść przez moje ręce. I konsumenci doceniają wysoką jakość produktów.
- W budowaniu własnego biznesu jest ciężko. Żeby prowadzić własną firmę, trzeba być mocno zmotywowanym, bo jeśli nie pracujesz, to nie zarabiasz.
- W tym momencie, rozważając budowanie własnego biznesu, zabezpieczyłabym rodzinę.
- Polecam szukać zewnętrznych źródeł finansowania.
- Dobrze mieć biznesplan i mapę marzeń, aby wiedzieć, w jakim kierunku dążyć oraz wiedzieć, czy się rozwijamy.
- Dużo łatwiej tworzyć firmę w e-biznesie, ponieważ daje to elastyczność pracy. Z drugiej jednak strony wcale nie jest to tak, że po kilku godzinach pracy można zapomnieć o swoim biznesie, ponieważ w internecie klient kupuje przez 24-godziny na dobę. Żeby biznes działał zdrowo, o klienta trzeba dbać non stop.
- Nie musisz robić wszystkiego. Zatrudniaj specjalistów.
- Od pierwszego dnia firma musi zarabiać cokolwiek.Trzeba dbać o morale zespołu.
- Nie daj się klątwie perfekcji. Nie czepiaj się szczegółów. Wchodź na rynek, sprzedawaj, działaj, poprawiaj swój produkt, udoskonalaj i zarabiaj pieniądze.
- Pozwalaj sobie na porażki.
- Nawet kobiety z obszarów wiejskich i niewielkich miejscowości mają szansę na sukces w biznesie oraz e-biznesie.
- Pamiętaj o tym, że dużo ludzi naprawdę chce pomóc bezinteresownie. Warto prosić o pomoc i pytać, bo kto pyta, nie błądzi.
- Bierz udział w konkursach — to świetna reklama Twojej firmy.
- Bycie kobietą w biznesie nie jest łatwe, ale jest możliwe i piękne!
Współpraca firmy z bankiem
Następnie w sobotnie południe podczas drugiego dnia II modułu programu Top Women w e-biznesie wystąpiła Kinga Korzeb — dyrektor Centrum Biznesowego w Bydgoszczy Nest! Bank, która opowiedziała uczestniczkom:
- Na co zwrócić uwagę przy wyborze konta firmowego w banku?
- Czy i jaki kredyt warto zyskać na własną działalność gospodarczą?
- Korzyści ze współpracy z Nest Bank
Kiedy konto firmowe jest konieczne?
- Jeśli jesteś płatnikiem VAT-u.
- Jeśli dokonujesz płatności za faktury z innymi przedsiębiorcami, których wartość przekracza 15 tysięcy (przelew musi być wykonany na rachunek znajdujący się na białej liście podatników VAT).
- Firmy, które będą korzystać z płatności split payment MPP (przelew podzielony VAT).
Konto firmowe warto mieć, ponieważ porządkuje sprawy firmowe i oddziela finanse osobiste. Szczególnie na początku prowadzenia własnego biznesu ważne jest, aby zacząć zarabiać pieniądze, a nie tylko wydawać. W związku z tym trzeba liczyć koszty oraz szukać rozwiązań, które pozwolą jak najmniej wydawać.
Następnie zaprezentowała fakty i mity o kontach firmowych.
Ważne dla mnie cytaty z wystąpienia Kingi Korzeb
Moje ulubione cytaty z wypowiedzi Kingi Korzeb:
- Trzeba sobie ustalać cele i do nich dążyć.
- Kredyt firmowy — koszty z odsetek raty można wrzucać w koszty prowadzenia działalności gospodarczej.
Aspekty prawne prowadzenia e-biznesu
Kolejnym punktem sobotniego programu na ten dzień było kolejne w ten weekend spotkanie z Magdaleną Bojaryn, która tym razem omówiła aspekty prawne prowadzenia e-biznesu. Ekspertka poruszyła m.in. zagadnienia:
- Co jest ważne przy stawianiu strony – problematyka domen internetowych – prawo własności, cesje.
- Świadczenie usług drogą elektroniczną: jakie mam obowiązki jako usługodawca i jaka jest moja odpowiedzialność.
- Co oznacza zakaz przesyłania niezamówionej informacji handlowej i jakie są konsekwencje?
- Jak stworzyć regulamin sklepu lub bloga i na co zwrócić szczególną uwagę przy tych dokumentach? Co to są klauzule abuzywne?
- RODO – główne zasady, najczęstsze błędy i ich konsekwencje dla Ciebie
- Zmiany prawne dotyczące handlu internetowego, które weszły lub wejdą w 2023/2024 roku.
Aspekty prawne prowadzenia e-biznesu
Aspekty prawne prowadzenia biznesu onlajn można podzielić na trzy elementy:
1. Umowy dotyczące biznesu.
2. Obowiązki e-przedsiębiorcy wobec konsumentów, regulaminy sprzedaży.
3. Rodo — o co trzeba zadbać, zbieranie i przetwarzanie danych osobowych.
„Jeżeli przedsiębiorca wie, po co coś robi od strony prawnej, to wtedy łatwiej jest mu to zastosować i zrobić z tego użytek. To bardzo pomaga, bo widzimy w tym sens” – podkreślała Magdalena Bojaryn.
Obszary prawne w biznesie
- I obszar — forma prawna, w jakiej prowadzisz firmę.
- II obszar — umowy z dostawcami (najem, usługi, podwykonawcy, pracownicy, RODO).
- III obszar — umowy z klientami (umowy, regulaminy, reklamacje).
- RODO — jak zabezpieczać dane klientów, jak je chronić. Chodzi o umowy o przetwarzaniu danych, zawierane z księgowością, informatykiem, oraz z innymi podmiotami, którym przedsiębiorca przekazuje dane osobowe swoich klientów w celu prowadzenia działalności gospodarczej.
- Wewnętrzne RODO, które każdy z przedsiębiorców powinien mieć zdefiniowane i określone.
JDG nie potrzebuje dokumentacji RODO
– „Rozporządzenie RODO nie nakłada posiadania dokumentacji dla każdego przedsiębiorcy. W przypadku osób prowadzących JDG, którzy nie zatrudniają żadnych pracowników i wykonujących wszystko samodzielnie nie ma potrzeby kompletowania dokumentacji RODO. Potrzebujecie porozmawiać z informatykiem, jak zabezpieczyć dane osobowe klientów, chronić hasła czy przestrzegać zasad bezpieczeństwa. Trzeba stworzyć sobie zasady, których przestrzegacie, ale nie wymaga to posiadania dokumentacji.
Jeśli zaczniecie zatrudniać ludzi, to musicie już stworzyć dokument, ponieważ od swoich pracowników wymagacie, aby przestrzegali zasad ochrony danych. Musicie im to w jakiś sposób przekazać. W związku z tym wymagany jest dokument, który to potwierdzi. Tak samo jest w przypadku obowiązku posiadania inspektora danych osobowych w firmie — nie ma obowiązku, aby był on w każdej firmie. Powinien być w firmie, która przetwarza dane poufne czy medyczne. W mikroprzedsiębiorstwach IODo nie jest potrzebny” – podkreśliła Magdalena Bojaryn.
Przeniesienie praw autorskich
Jeśli zamawiasz usługę, która wymaga przeniesienia praw autorskich — czyli logo, stronę lub sklep internetowy, biznesowe zdjęcia czy usługi copywritingu to musisz mieć pisemną umowę z przeniesieniem majątkowych praw autorskich, w której warto wyszczególnić odpowiednie pola eksploatacji.
Omówiła najważniejszy etap zawierania umowy, temat przedsiębiorcy w sądzie.
Jeśli Twoim klientem jest konsumentem, to obowiązuje Cię prawo konsumenta, które reguluje prawo w sposób bardzo restrykcyjny. Jeśli Twoi klienci nie są konsumentami — masz większą swobodę.
Usługi cyfrowe reguluje dyrektywa Omnibus, która mówi, że bardzo ważna jest kwestia opisu towaru. Chodzi o przedmiot umowy — czyli aby kupujący kupowali to samo, co sprzedawca chce sprzedać.
Najczęściej popełniane błędy w umowach B2B
- zawieranie bezskutecznych umów (umowę zawiera pracownik, który nie posiada upoważnienia);
- brak dokładnego określenia treści umowy lub nieważne zmiany do umowy;
- brak wiedzy prawniczej dot. przepisów;
- brak określenia właściwości sądu w umowach;
- brak udokumentowania wykonania umowy.
Umowa o współpracę zdalną
Pracuję zdalnie od początku prowadzenia mojej firmy, czyli już 12 lat. Zdalna współpraca jest traktowana jako system zawierania umów na odległość (strony na żądnym etapie zawierania umowy nie mają kontaktu bezpośredniego). W takim przypadku można zawszeć umowę:
- w drukowanym lub elektronicznym formularzu;
- reklamie z wydrukowanym formularzem zamówienia;
- reklamy e-mailowej itp.
Umowy zawierane przez internet podlegają obowiązkowi informowania klientów o prawie od odstąpienia od umowy.
Różnicę pomiędzy e-przedsiębiorcą a e-konsumentem oraz co powinno znaleźć się w regulaminie sklepu internetowego.
Następnie ekspertka opisała:
- zasady zawierania umów w sklepie internetowym;
- zasady zakładania kont w sklepie internetowym;
- zasady związane z rozpatrywaniem reklamacji w sklepie internetowym;
- terminy realizacji wysyłki i zwrotów środków w sklepie internetowym;
- informacje o sposobie rozwiązywania sporów w sklepie internetowym.
Podkreśliła, że dla RODO niepotrzebna jest dodatkowa zgoda klienta, a także, że nie można uzależniać sprzedaży online od zapisu na newsletter czy zgody na przesyłanie informacji handlowych.
Akt o usługach cyfrowych
DSA — akt o usługach cyfrowych to dodatkowy obowiązek dla przedsiębiorców posiadających platformy internetowe. Przygotowanie się na przekazywanie określonych informacji na żądanie koordynatora ds. usług cyfrowych. Również w akcje o usługach cyfrowych znajdują się wyłączenia dla mikroprzedsiębiorców lub małych przedsiębiorców, którzy nie prowadza bardzo dużych platform internetowych.
Kiedy Twoja strona internetowa jest platformą internetową?
Jeśli przechowujesz i rozpowszechniasz informacje pochodzące od użytkownika. Czyli na przykład użytkownicy prowadzą dyskusje pod lekcjami kursu online lub klient przesyła poprzez formularz opinię o produkcie, która jest publikowana w sklepie.
Omnibus w e-commerce od 2023 – dyrektywa towarowa i dyrektywa cyfrowa
Dyrektywa Omnibus wprowadza rozróżnienie na treści cyfrowe i usługi cyfrowe, takie jak:
- Nowe wymogi informacyjne dla internetowych platform handlowych — wprowadzenie obowiązków i definicji.
- Zasady dotyczące polityki wprowadzania obniżek cenowych i zasad informowania o nich.
- Zasady rękojmi — wprowadzenie niezgodności towaru i treści oraz usług cyfrowych z umową.
Przeczytaj również artykuł pt.: Copywriterka SEO: nie używam sztucznej inteligencji do tworzenia tekstów, w którym Magdalena Bojaryn udziela komentarza eksperckiego.
Jak widać II moduł podczas zjazdów online w programie edukacyjno-rozwojowym Top Women w e-biznesie również był wypełniony mnóstwem cennych porad, niezbędnych w biznesie dla polskiej przedsiębiorczyni w e-biznesie i e-commerce. Choć jestem swoją własną szefową, od 12 lat to jednak okazuje się, że o wielu aspektach prowadzenia biznesu w trakcie tych dwóch dni usłyszałam po raz pierwszy, co daje do myślenia i zachęca do pogłębiania wiedzy i brania udział w podobnych inicjatywach. A już niebawem pojawi się relacja z III modułu Top Women w e-biznesie.