Zawód Wirtualna Asystentka — podstawy, know-how, od czego zacząć pracę?

Zawód Zdalnej Asystentki zyskuje na popularności niemal z dnia na dzień. Pozwala usprawniać pracę firm, instytucji i przedsiębiorstw poprzez pełnienie obowiązków administracyjnych, marketingowych czy public relations. Chcesz się przebranżowić i zmienić zawód? Skorzystaj z kompleksowego kursu, jakim jest Szkoła Wirtualnych Asystentek, by przemienić swoje życie w pasmo sukcesów zawodowych. Dowiedz się wszystkiego, co niezbędne o pracy w zawodzie Wirtualnej Asystentki i każdego zachwycaj swoich klientów doskonale wykonaną pracą.

Prowadzę własną firmę już 10 lat i doskonale zdaję sobie sprawę, że aby wyróżniać się spośród konkurencji, musimy nieustannie się dokształcać i szlifować własne umiejętności. W związku z tym, że jeszcze nie czuję się pewnie w zawodzie Zdalnej Sekretarki, postanowiłam zapisać się do Szkoły Wirtualnych Asystentek — autorskiego projektu stworzonego przez mentorkę Wirtualnych Asystentek — Kasię Racisz. Kolejna edycja tego kompleksowego programu rusza już 5 września 2022, a ja już z niecierpliwością i ekscytacją czekam na jej rozpoczęcie. Dobierając opcję do własnych potrzeb, wybrałam wersję podstawową, ponieważ chcę:

• Zdobyć niezbędną wiedzę, która pozwoli mi świadczyć kompleksowe usługi Wirtualnej Asysty.
• Dowiedzieć się jak sprzedawać moje usługi (także copywritingu oraz reklamy na blogu i w magazynie kosmetycznym).
• Spowodować, by klienci sami do mnie przychodzili.
• Uwierzyć w siebie i wzmocnić pewność siebie (oj tak, tego potrzeba mi najbardziej).
• Odpowiednio nakierować się na osiąganie sukcesów w biznesie (o ile da się to zrobić w jeszcze większym stopniu).
• Zmienić moje blokujące przekonania dotyczące sfery finansów i zarabiania ogromnych pieniędzy (oj tak, bardzo tego chcę!).

Szalenie intryguje mnie zawód Wirtualnej Asystentki. Jeszcze przed rozpoczęciem Szkoły Wirtualnych Asystentek chciałam dowiedzieć się czegoś więcej. Lubię rozmawiać z przedsiębiorczymi kobietami. W związku z tym zaprosiłam twórczynię tego projektu do rozmowy o Wirtualnej Asyście.

Renata Zielezińska: Czy Wirtualna Asystentka to zawód przyszłości?

Kasia Racisz: To zawód przyszłości i teraźniejszości. Nasza cyfrowa rzeczywistość rozwija się już od wielu lat, jednak pandemia bardzo to wszystko przyśpieszyła. Część rozwiązań, z których musieliśmy korzystać podczas tego wymagającego czasu, została już z nami na stałe. Okazało się, że wiele rzeczy można robić zdalnie. Część osób się przebranżowiła i zaczęła działać w sieci, część przeniosła swoje biznesy do online’u i są to przedsiębiorcy, którzy potrzebują wsparcia WA. Świat wirtualny stał się normalną częścią naszego życia. Bloger i vloger to już dziś normalne zawody wpisane do rejestru zawodów. W sieci zarabia się ogromne pieniądze i wszyscy, którzy tutaj działają, potrzebują wsparcia zespołu. Wirtualnych Asystentek, copywriterów, montażystów audio i video, programistów i nie tylko. Na usługi Zdalnej Asystentki jest ogromne zapotrzebowanie, ale co ważne, przedsiębiorcy chcą współpracować z profesjonalistkami, które są do tej pracy odpowiednio przygotowane.

Renata Zielezińska: Jakie predyspozycje powinna wykazywać idealna kandydatka na Wirtualną Asystentkę?

Kasia Racisz: Na pewno powinna lubić się uczyć i lubić środowisko online. Poznawanie nowych rzeczy i ciągłe poszerzanie kompetencji to pewnik w pracy Wirtualnej Sekretarki. Oprócz tego dość ważna jest dobra organizacja i samodzielność, bo w tej pracy sama sobą zarządzasz. Wiele osób cieszy się, że wreszcie nie będzie miało nad sobą szefa, ale prawda jest taka, że do tego też trzeba dojrzeć. Umieć ustalać priorytety, dzielić zadania, nie tracić czasu na rozpraszacze, ale też nie brać na siebie za dużo, bo w tym też Cię nikt nie zatrzyma.

Renata Zielezińska: Jakie są zalety pracy w zawodzie Zdalnej Asystentki?

Kasia Racisz: Największe zalety to elastyczny czas pracy, fakt, że jest to praca zdalna i możliwość świadomego zarządzania swoją karierą. Etat to praca w pewnych ramach, która wiąże się z dojazdami do pracy, wykonywaniem zawodowych obowiązków w określonych godzinach, koniecznością znoszenia różnych decyzji swoich szefów czy przykrej atmosfery wśród współpracowników. Coraz więcej osób ma tego dość i wybiera inną, samodzielną drogę. Czasem etat przestaje być dobrym rozwiązaniem ze względu na dzieci. Mamy po urlopie macierzyńskim czy wychowawczym nie chcą już wracać do trybu pracy, który sprawia, że są poza domem 9 czy 10 godzin, wliczając do tego dojazdy. Chcą być bliżej dzieci, żonglować swoim czasem i miejscem pracy i praca Zdalnej Sekretarki daje im właśnie taką możliwość. Etat to też pewne ograniczenia finansowe. Zarabiasz tyle i tyle, raz na jakiś czas dostaniesz podwyżkę i premię, ale też różnie z tym bywa. Pracując u siebie i na swoim tylko od Twojego zaangażowania, kreatywności i przygotowania biznesowego zależy, ile zarobisz. Tu nie ma żadnych ograniczeń. Sieć daje możliwość sprzedawania swoich usług i produktów nieograniczonej liczbie ludzi. I to jest absolutnie fantastyczne.

Renata Zielezińska: Czym zajmuje się Wirtualna Sekretarka?

Kasia Racisz: W dużym skrócie Wirtualna Asystentka wspiera biznesy online. To są bardzo różne zadania, począwszy od prowadzenia kalendarza, obsługi skrzynki mailowej, robienia researchu, przygotowywania prezentacji i dokumentów, poprzez obsługę kont w mediach społecznościowych, tworzenie tekstów i grafik, obróbkę podcastów, wysyłanie newsletterów, pomoc w tworzeniu e-booków i kursów online, aż po współtworzenie kampanii sprzedażowych. Te zadania mogą być przeróżne i jest ich cała masa, wymieniłam tutaj tylko część z tego, co może robić WA. Można rzec, że każdy, kto ma ochotę pracować w tym zawodzie znajdzie w tym katalogu zadań Zdalnej Asystentki coś, do czego ma talent i predyspozycje, czego chce się nauczyć i co będzie wykonywać z przyjemnością. Z całą stanowczością podkreślę, że jedna Wirtualna Asystentka nie musi umieć wszystkich tych rzeczy.

Renata Zielezińska: Gdzie i jak Zdalna Asystentka może szukać zleceń?

Kasia Racisz: To jest szeroki temat. Najprostsza droga to odpowiadanie na ogłoszenia przedsiębiorców, ale ważne jest także proaktywne szukanie zleceń. Liczy się tutaj przygotowanie profesjonalnej oferty, ustalenie grupy docelowej, networking i odpowiednie nastawienie. Tego wszystkiego uczę przyszłe Wirtualne Asystentki podczas konsultacji czy kursów online.

Renata Zielezińska: Jakich narzędzi potrzebuje Zdalna Sekretarka?

Kasia Racisz: Każda Wirtualna Asystentka powinna mieć dobry komputer z szybkim dyskiem SSD, bo to gwarancja sprawnej pracy bez niepotrzebnej straty czasu. Pracując na kilku programach jednocześnie, warto mieć sprzęt, który temu podoła. Przyda się również dobry telefon, w którym np. poprawisz szybko grafikę i prześlesz do klienta, jeśli będziesz akurat z dala od komputera. Ważne są programy antywirusowe, żeby chronić dane swoich klientów. Co do konkretnych programów, to wszystko zależy od tego, jakie specjalizacje wybierzesz. Np. program Canva, którego WA używają do tworzenia różnego rodzaju grafik, dokumentów, prezentacji czy InstaStories to koszt 50 zł miesięcznie lub 20 zł rocznie, jeśli wykupisz program grupowo z kilkoma innymi osobami.

Renata Zielezińska: Ile zarabia Wirtualna Asystentka?

Kasia Racisz: Zawód ten pozwala zarabiać od kilku do kilkunastu tysięcy złotych lub więcej, jeśli zdecydujesz się skalować swój biznes. Stawki godzinowe wahają się od 40 do 150 zł za godzinę w zależności od zadania. Najwyżej płatne są zlecenia techniczne związane ze stroną www, materiałami audio i video, ale też prace związane z kursami online czy kampaniami sprzedażowymi. Dobrze płatne są też zadania w językach obcych. Zdalna Sekretarka może się też rozliczać projektowo, a nie godzinowo. To ile zarabiasz, jest wynikiem tego, co potrafisz. Na zarobki wpływa także zadowolenie klientów z wykonanej przez Ciebie pracy, ponieważ wówczas polecają oni Twoje usługi znajomym czy kontrahentom. Istotna jest także umiejętność doceniania siebie, a tym samym wyceniania swoich usług.

Renata Zielezińska: Jakie cechy są ważne u Zdalnej Asystentki? Co cenią klienci?

Kasia Racisz: Klienci najbardziej cenią profesjonalizm, samodzielność, dobrą organizację pracy, pozytywne nastawienie, obowiązkowość i poczucie odpowiedzialności. Powierzając Ci część zadań związanych ze swoim biznesem, chcą mieć pewność, że podchodzisz do swoich obowiązków poważnie.

Renata Zielezińska: Jak zacząć oferować usługi Wirtualnej Sekretarki?

Kasia Racisz: Jest kilka możliwości. Możesz: zacząć po prostu odpowiadać na ogłoszenia; zbudować swoją stronę/fanpage i sama oferować usługi; możesz też zacząć od pracy dla znajomych. Można robić te wszystkie rzeczy naraz. Najważniejsze to jednak być odpowiednio przygotowanym do wejścia na rynek, żeby niezależnie od tego, w jaki sposób znajdziesz tych pierwszych klientów, umieć wykorzystać tę szansę i dalej rozwijać swoją markę.

Renata Zielezińska: Jak wypełnić kalendarz pracy Zdalnej Asystentki i nie wpaść w wir brania każdego zlecenia (żeby się nie przepracowywać)?

Kasia Racisz: Tutaj właśnie przydaje się to profesjonalne przygotowanie. Jeśli mam wiedzę, umiem się docenić i mam odpowiednio zbudowaną strategię wejścia i utrzymania się na rynku, to nie biorę każdego zlecenia i nie zgadzam się na zbyt niskie stawki, bo wiem, że to ślepa uliczka. Świadomie wybieram innych klientów, poszerzam swoje kompetencje, by pracować mniej, ale bardziej jakościowo i za większe pieniądze.

Renata Zielezińska: Jak dbać o równowagę w życiu Zdalnej Sekretarki?

Kasia Racisz: Wiem, że nowa praca, która staje się pasją i w której czujemy ogromną moc płynącą ze swojej sprawczości, może wciągnąć ;). Pracując na swoim, w systemie zdalnym, rozwijając swoją firmę i widząc, że Twoje działania przynoszą efekt, czasem trudno się w tym zatrzymać. No bo masz pod ręką komputer, telefon, możesz pracować rano i wieczorem i w weekendy. Wszystko to kusi, żeby wziąć kolejne zlecenie, żeby jeszcze coś dopracować w swojej firmie, ale to nie jest dobre. Kiedy zapominasz o odpoczynku i resecie, znacznie zwiększasz swoje szanse na wypalenie zawodowe i na brak efektywności w codziennej pracy. Nikt nie potrzebuje przepracowanej i zmęczonej WA, zapewniam :). To działanie na swoją szkodę. Work-life balance jest potrzebny do tego, żeby praca przynosiła przyjemność, żeby działać kreatywnie, żeby angażować się w to, co się robi. Biznes to sport długodystansowy, tutaj trzeba umiejętnie rozkładać swoje siły, żeby Twoja firma i dochody stale rosły.

Renata Zielezińska: Ile kosztują usługi Wirtualnej Asystentki i jak je wycenić?

Kasia Racisz: Tak, jak mówiłam wcześniej, stawki Zdalnej Asystentki wahają się pomiędzy 40 a 150 zł netto za godzinę. Część zadań WA wyliczają projektowo. Jeszcze inaczej wycenia się pracę nad podcastem czy materiałem video, tutaj liczy się długość nagrania. Usługi Wirtualnej Asystentki nie są tanie, ale przedsiębiorcy, dzięki korzystaniu z ich wsparcia zarabiają naprawdę duże pieniądze. Odpowiednia wycena to zawsze wypadkowa umiejętności, doświadczenia, poczucia własnej wartości i cen, które obowiązują na rynku. Im więcej wartości dajesz klientowi, tym lepiej się wyceniasz. Mindset jest tutaj też ważny, żebyś umiała wybrać tych klientów, którzy doceniają Twoją pracę i wartość, jaką im dajesz.

Renata Zielezińska: Jakie są obowiązki Wirtualnej Sekretarki?

Kasia Racisz: Najważniejsze i najczęstsze obowiązki Wirtualnej Asystentki to:

Sprawy biurowo-administracyjne:

• sporządzanie dokumentów
• research
• usługi concierge
• obsługa klienta
• obsługa poczty
• przygotowywanie prezentacji
• przygotowywanie raportów

Strony www:

• budowanie stron WordPress
• tworzenie sklepów internetowych
• tworzenie platform kursowych
• tworzenie landing page
• opieka nad stronami www klientów (dodanie wpisów, zdjęć)
• aktualizacje

Marketing:

• dodawanie postów na platformy typu Facebook/Instagram
• pisanie treści firmowych na social media/blog
• tworzenie grafik
• odpowiadanie na komentarze/wiadomości
• newsletter

Inne:

• obróbka podcastów
• prosty lub złożony montaż
• nagrywanie i obróbka filmów
• przygotowywanie PDF-ów
• przygotowywanie e-booków
• korekta

To tylko część z możliwych zadań. Wszystko zależy od tego, jakie potrzeby ma przedsiębiorca i jakie umiejętności czy predyspozycje do nauki ma Asystentka.

Renata Zielezińska: Jak zostać Asystentką pracującą w trybie zdalnym?

Kasia Racisz: Na początku warto określić, z jakiego punktu startujesz. Czy masz umiejętności potrzebne do tego, żeby przyjmować pierwsze zlecenia, czy wiesz, na czym polega budowanie biznesu, czy umiesz się odpowiednio wycenić? Jeśli tak, szukaj pierwszych zleceń, np. poprzez przeglądanie ogłoszeń. Jeśli nie, zacznij od konsultacji z mentorem lub skorzystaj z kursu albo Szkoły dla Wirtualnych Asystentek. Tam nauczysz się wszystkiego od A do Z. To jest idealne rozwiązanie dla osób, które rozpoczynają naukę od podstaw.

Renata Zielezińska: Jak zostać polecaną i rozchwytywaną Wirtualną Asystentką?

Kasia Racisz: Trzeba stale poszerzać swoje kompetencje, pracować najlepiej, jak się umie dla swoich klientów i gwarantuję, że za jakiś czas klienci będą sami do Ciebie przychodzić, a Ty będziesz miała listę oczekujących, zamiast martwić się o zlecenia. System poleceń działa najlepiej, ale żeby być polecaną trzeba serio podejść do swojej pracy i dać klientowi realną wartość.

Renata Zielezińska: Jak odnieść sukces jako Zdalna Sekretarka?

Kasia Racisz: Przygotować się odpowiednio do tej pracy. Nie myśleć, że jakoś to będzie, a duże pieniądze pojawiają się same bez naszego wysiłku. Sukces to wypadkowa wielu rzeczy. Na początek trzeba podjąć decyzję: tak, chcę zacząć działać jako Wirtualna Asystentka, więc inwestuję w to swój czas, energię i pieniądze. A później działam odważnie. Skoro inni mogą, to ja też, to tylko kwestia odpowiednich kompetencji miękkich i twardych. Jeśli coś mi nie idzie, to nie jest znak, że mam się poddać, tylko nauczyć się czegoś, czego jeszcze nie umiem. „Sukces wydaje się w dużej mierze kwestią wytrwania, gdy inni rezygnują”.

Renata Zielezińska: Do tej pory obawiałam się wysyłać swoje zgłoszenie na oferty pracy kierowane do Zdalnych Asystentek, obawiając się, że nie spełnię oczekiwań potencjalnych klientów. W jaki sposób mogę to zmienić?

Kasia Racisz: Jeśli nie odpowiadasz na ogłoszenia ze strachu, że nie spełnisz oczekiwań potencjalnych klientów to albo nie jesteś jeszcze profesjonalnie przygotowana do zawodu i masz tego świadomość, albo nie wierzysz w siebie i pomimo merytorycznego przygotowania, sabotujesz swoją drogę do sukcesu. W obu przypadkach trzeba zrobić krok w tył i skupić się na poszerzeniu kompetencji miękkich lub twardych albo tych i tych :). To jest odpowiedni moment na skorzystanie z pomocy mentora lub dołączenia do Szkoły Wirtualnej Asysty.

Renata Zielezińska: Szkoła Wirtualnych Asystentek — co to takiego i dla kogo? Czego można się w niej nauczyć?

Kasia Racisz: Szkoła Wirtualnej Asysty to wyjątkowy i kompleksowy projekt dla przyszłych lub początkujących Wirtualnych Asystentek. Skupiam się w nim na trzech najważniejszych obszarach, które odgrywają decydujące znaczenie, jeśli chcesz działać jako WA z sukcesem. A co rozumiem przez ten sukces? Umiejętność zdobywania zleceń i nawiązywania współprac, stały rozwój Twojego biznesu, stabilne i rosnące dochody. Tak, jak mówiłam wcześniej, zapotrzebowanie na usługi Wirtualnych Asystentek stale rośnie i osiągnięcie sukcesu w tym zawodzie jest w zasięgu rąk, ale trzeba się do tego odpowiednio przygotować i właśnie tego uczę w swojej szkole. Te 3 kluczowe wspomniane wcześniej obszary to:

• nauka narzędzi i umiejętności potrzebnych do pracy profesjonalnej Zdalnej Asystentki;
• nauka marketingu, czyli tego, jak budować markę i skutecznie sprzedawać swoje usługi;
• praca nad mindsetem i postawą, dzięki której będziesz umiała śmiało wejść na rynek, nawiązywać relacje, budować swój biznes i odpowiednio się wyceniać.

Jeśli w swoim przygotowaniu do zawodu, pominiemy któryś z tych obszarów, to dość szybko odczujemy to w swojej pracy. Albo staniemy w miejscu, albo będziemy za mało zarabiać, albo rozmienimy się na drobne, zamiast działać z odważną strategią biznesową.

Do Szkoły dla Wirtualnych Asystentek dołączyć może każdy, kto chce zacząć działać i zarabiać jako Wirtualna Asystentka, również osoby, które do tej pory nie miały żadnej styczności z tym zawodem, bo uczymy wszystkiego od podstaw.

Startujemy 5 września i zostało jeszcze kilka wolnych miejsc. Następna edycja ruszy dopiero na wiosnę. Zapraszam serdecznie. Więcej szczegółów w linku: https://kasiaracisz.pl/szkola-wirtualnych-asystentek/.

Kasia Racisz — poznaj ją bliżej!

Kasia Racisz — coach, trener biznesu i mentor Wirtualnych Asystentek oraz wszystkich kobiet, które pragną wziąć swoje życie w swoje ręce i zacząć działać :). Na co dzień pracuj z kobietami i pomaga im w budowaniu lepszego życia, zarówno w sferze osobistej, jak i zawodowej. Uczy, jak budować stabilny biznes online i działać, zamiast biernie czekać. Pokazuje, jak można pracować nad sobą, by odważyć się sięgać po więcej.

Uwielbia swoją pracę i to, że niemal każdego dnia obserwuje piękne zmiany w życiu swoich Klientek. Zmiany, które mają swój początek na wspólnych sesjach coachingowych, konsultacjach biznesowych, warsztatach czy szkoleniach. Z jej produktów przeznaczonych dla Wirtualnych Asystentek (kursów płatnych i bezpłatnych, szkoleń, programów mentoringowych, konsultacji i e-booka) skorzystało już prawie tysiąc kobiet.